Документ «Заявка на расходование средств» предназначен для фиксации решения о совершении наличного или безналичного платежа (группы платежей) или перемещения денежных средств. Реквизиты документа и порядок их использования в основном аналогичны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».

Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги и «Автоматическое размещение» .

Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» .

Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать. При установленных флагах «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» можно вручную указать вариант размещения для части суммы заявки. Тогда при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматическое размещение только по оставшейся сумме.

При установленном виде операции «Оплата поставщику» или «Возврат денежных средств покупателю» производится изменение оперативных расчетов с контрагентами.

На основании документа «Заявка на расходование средств» могут быть введены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов предусмотрен реквизит «Заявка» , который заполняется при вводе на основании или может быть заполнен вручную. При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке.

Существует возможность при настройке дополнительных прав запретить пользователю проводить платежные документы без указания заявки на расходование средств.

Документ «Заявка на расходование средств» может также служить связующим звеном между подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке предусмотрен блок реквизитов, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По указанным реквизитам, при проведении заявки контролируется соответствие общей суммы утвержденных к расходованию средств установленным ранее ограничивающим значениям

Особенности работы с заявками при использовании механизма согласования заявок

Механизм согласования заявок применяется опционально: для списка организаций.

При использовании механизма согласования заявок возникают следующие особенности:

Если в заявке не указана организация, эта заявка не участвует в согласовании




Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками в зависимости от указанного в заявке Подразделения.




Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), на ее основании нельзя оформить платежный документ




Если заявка начала проходить по маршруту согласования, изменить заявку может



• 
  

  Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка

  
  

  Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
  Другие пользователи изменить заявку не могут.




Если заявка находится в состоянии "Утвержден", она недоступна для изменения




Если заявка переходит в состояние "Отклонен", проведение заявки отменяется




Текущее состояние заявок - в списке заявок



• 
  

  состояние отображается в отдельной колонке

  
  

  используется группировка по состоянию заявки

  
  

  заявки выделяются цветом фона

  
  
  
  
  • 
    

    отклоненные - розовым

Для рационального расхода денежных средств необходим анализ целесообразности затрат на те или иные нужды. Любой сотрудник компании заинтересован в тех или иных затратах, но действительную необходимость, при текущем бюджете, зачастую может определить только вышестоящие по иерархии подчинения.

Сотрудник для удовлетворения своих нужд пишет служебную записку руководителю, руководитель в свою очередь согласовывает ее со своим руководителем и так далее... Руководители согласовывают расходование денежных средств по статям затрат, в которых они компетентны. А так же часто бывает что по одной и той же статье затрат согласовывает разные люди, в зависимости от суммы затрат. Например, руководитель Иванов может согласовывать расходы только в пределах 10 тыс. рублей. Если сумма превышает 10 тыс. то согласовывает уже Петров. Или сотрудник определенного подразделения может оценивать целесообразность затраты для всех подразделений. Ситуаций может быть много.

Подсистема "Электронные заявки" представляет собой набор инструментов позволяющих упростить этап согласования заявок на расходование денежных средств. Гибкие настройки позволяют описать различные ситуации для определения согласователей и порядка согласования.

Подсистема представляет собой:

Отчет по заявкам для анализа предстоящих расходов:

Подсистему удобно встроить в типовые конфигурации, такие как УПП 1.3, КА 1.1, УТ 10.3. При установке подсистемы не затрагиваются типовые объекты конфигурации(за исключением реквизита "Объект" справочника "ХранилищеДополнительнойИнформации" для прикрепления файлов к заявке), что позволяет быстро ставить обновления конфигураций без потери настроек.

Подсистема работает на обычных формах в следующих конфигурациях:

1. В конфигурации "Управление производственным предприятием", начиная с релиза 1.3.2.1 и по 10.3.32.2.
2. В конфигурации "Комплексная автоматизация", начиная с релиза 1.1.1.1 и по 1.1.61.2.
3. В конфигурации "Управление торговлей", начиная с релиза 10.3.3.3 и по 1.3.66.2.

Работает на платформе 8.2 и 8.3.

Для остальных конфигураций может понадобиться доработка, которая займет от 1 до 10 часов. Часовая ставка 1000 р/час.

Код подсистемы полностью открыт, поэтому можно дополнить функционал подсистемы под свои нужды своими силами или обратиться ко мне для доработки.

Если у Вас есть пожелания к доработке функционала подсистемы, прошу писать мне. По возможности подсистема будет доработана и выложена новая версия. Все доработки поставляются бесплатно. Доработки будут в виде конфигурации с подробной инструкцией для установки.

Техподдержка в письменном виде бесплатная. Возможна связь по скайпу и подключение к Вашему компьютеру по тарифу 1000 р/час.

Количество рабочих мест в использовании подсистемы не ограничено.

Причины купить:

1. Подсистема поможет контролировать эффективность расходования денежных средств.

2. Всегда можно отследить кто был инициатором затрат и с кем согласовывали.

3. Позволит хранить сканы документов по платежкам.

Подсистема была разработана, отлажена и внедрена в крупной торговой компании. Использование электронных заявкок позволили уменьшить сроки согласования и увеличить контроль расходования денежных средств.

На разработку данной подсистемы ушло 90 часов и плюс настройки индивидуально под специфику компании.

В поставке идет файл конфигурации для объединения, инструкция по установке и руководство пользователя.

1 месяц бесплатной технической поддрежки.

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Можно настроить систему так, что все (или определенные) платежи будут проходить только при условии обязательного создания и согласования заявки на денежные средства. Это регулируется функциональной опцией Заявки на расходование денежных средств :

Если опция включена, то обязательность заведения заявок настраивается для каждого банковского счета организации :

При создании заявки, указывается ее операция:

А также форма оплаты:

Заявки на расходование ДС могут быть созданы как вручную, так и на основании заказов, ПТУ, и других документов. В свою очередь, на основании заявок можно создать Списание безналичных ДС, РКО, и иные документы.

Вопрос 1.14 экзамена 1С:Професионал по ERP Управление предприятием 2.0. Запрет на списание денежных средств без документа "Заявка на оплату":

1. Определяется в настройках пользователя
2. Определяется в дополнительных правах пользователя
3. Определяется ролью пользователя
4. Определяется для каждого счета индивидуально

Проверено. Верный ответ - четвертый, разбор см. выше.

Вопрос 8.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:

1. Перечисление денежных средств на оплату налогов
2. Передача денежных средств между головной организацией и обособленными подразделениями
3. Оформление операции конвертации валюты
4. Перечисление денежных средств на оплату таможенных расходов
5. Варианты 1 или 4
6. Варианты 1 или 2 или 3 или 4

Проверено. Верный ответ - шестой, см. выше доступные операции.

Вопрос 8.8 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:

1. Перечисление поставщику
2. Выдача зарплаты
3. Сдача денежных средств в банк
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - четвертый. Сдача денежных средств в банк оформляется не заявкой, а Распоряжением на перемещение ДС .

Вопрос 8.10 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Безналичная
2. Наличная или Безналичная
3. Платежной картой
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 3
6. Варианты 1 или 2 или 3

Вопрос 8.12 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При оформлении документа "Заявка на расходование денежных средств" можно указать форму оплаты:

1. Наличная
2. Платежной картой
3. Денежным документом
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 3
6. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - четвертый.

Вопрос 8.14 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может вводиться:

1. На основании документа "Заказ поставщику"
2. На основании документа "Поступление товаров и услуг"
3. Варианты 1 и 2 в зависимости от статусов документов-оснований
4. Из отчета "Платежный календарь"
5. Варианты 1 и 2 и 4
6. Варианты 3 и 4

Проверено. Верный ответ - пятый. Рассмотрим. На основании Заказа поставщику, заявка вводится без проблем, не смотря на его статус Не согласован и оплату после поставки (которой еще не было):

вот заявка:

У ПТУ статусов вообще нет; заявка вводится также без проблем:

Из отчета Платежный календарь, прямой опции создания заявок нет, но можно открыть из отчета документ-основание и сделать заявку от него:

Вопрос 8.11 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. На основании документа "Заявка на расходование денежных средств" можно ввести платежный документ, если у заявки установлен статус:

1. К оплате
2. Согласовано
3. Вне зависимости от статуса

Чтобы внедрить систему финансового контроля БДДС в момент формирования заявок на расходование средств, необходимо изучить взаимодействие финансового отдела с другими подразделениями, а также разработать единую нормативно-справочную информацию. Если нет возможности автоматизировать контроль денежных потоков через бюджет, то можно автоматизировать его через заявки на расходование денежных средств.

Ранее я возглавляла финансовое управление в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова». Это одно из крупнейших авиастроительных предприятий России со штатом около 7000 человек. Однако в компании полностью отсутствовали правила планирования расходования денежных средств , регламент составления документов на оплату, принципы их согласования. Подразделения предоставляли заявки на расходование денежных средств и бюджеты на месяц или квартал в виде служебных записок. При этом не было единого утвержденного перечня бюджетных статей и форм, а также центров финансовой ответственности. В результате возникали постоянные конфликты между финансовым отделом и другими подразделениями, сотрудники жаловались на то, что заявки потеряны, не оплачены своевременно, и как следствие не исполнялся заявленный бюджет.

Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блок «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе существующих информационных систем «1С: УПП» и SyteLine. Для этого было решено четыре задачи.

Структурирование денежных потоков в целях контроля расходования денежных средств

В первую очередь была определена структура для построения бюджета движения денежных средств: разработаны статьи движения денежных средств и их приоритетность, формы реестра платежей и платежного календаря, а также заявок на расходование и поступление денежных средств.

Для удобства пользователей было решено привязать приоритет платежа к статьям движения денежных средств, и при этом ограничить выбор статей в зависимости от договора и ЦФО. Чтобы обеспечить единые и понятные всем подразделениям правила организации платежного процесса, в компании был разработан и внедрен регламент «Принципы и порядок осуществления расхода денежных средств». Этот документ содержит:

• правила подготовки документов на поступление и расходование денежных средств;
• принципы и порядок согласования и очередности прохождения документов на оплату;
• алгоритм оперативного и текущего планирования платежей.

Важная задача регламента = обеспечить ограничение любых денежных расходов суммами, не превышающими величину соответствующих статей ДДС согласно утвержденному БДДС (годовому, квартальному или месячному) для каждого ЦФО.

Введение формирования заявок на расходование денежных средств

Когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж. Этот документ создается в электронном виде в двух системах: «1С: УПП» или SyteLine. Инициатор платежа должен заполнить в заявке все требуемые реквизиты. Далее документы на расходование средств выгружаются автоматически в информационную систему «1С: УПП» в статусе «Подготовлен» и там проводятся.

• Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

При проведении заявок автоматически контролируется остаток по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению (ЦФО-исполнителю и ЦФО-заказчику), проекту и договору. Если превышен лимит по одной из статей ДДС, указанных в документе на оплату, то он записывается в системе «1С: УПП», но не проводится. Одновременно выдается соответствующее информационное сообщение.

На практике может сложиться следующая ситуация: лимит по статье ДДС исчерпан, но заявка на расходование денежных средств имеет высокий приоритет и она не была предусмотрена бюджетом на текущий период. В этом случае документ проверяется на возможность корректировки за счет свободных средств по другой статье ДДС данного ЦФО либо изменения бюджета этого подразделения.

Если было принято решение об отмене платежа или контрагент не выполнил свои оплаченные обязательства (не поставил ТМЦ, не оказал услугу) по проведенной в системе «1С: УПП» заявке на расходование средств, то соответствующий документ должен быть закрыт в системе «1С: УПП» и обязательно в системе SyteLine.

Согласование заявки на расходование средств происходит следующим образом. Заявка распечатывается, к ней прикладываются необходимые для осуществления оплаты документы, и ее визируют должностные лица, участвующие в процессе согласования платежей. Все утвержденные заявки сдаются в финансовый отдел по реестру приема-передачина расходование средств, и им присваивается статус «Принят».

Разработка схемы формирования реестра платежей и заявка на расходование денежных средств

Ответственные сотрудники финансового отдела ежедневно формируют в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей по наличным и безналичным расчетам для планирования оплаты на следующий рабочий день. В реестр включаются все заявки, предоставленные в финансовый отдел до 12 часов текущего дня. При этом вторично осуществляется контроль остатка по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению (ЦФО-исполнителюи ЦФО-заказчику), проектам, договорам.

В случае превышения планового лимита в текущем месяце заявка на расходование средств не включается в реестр платежей. При этом в системе «1С: УПП» ей присваивается статус «Отклонен», и в течение одного рабочего дня документ возвращается под подпись инициатору платежа для принятия решения.

После формирования в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей распечатывается и согласовывается с начальником финансового управления, главным бухгалтером и заместителем генерального директора по экономике и коммерции. Утром в день проведения платежей предварительный реестр представляется на подпись генеральному директору. Если после утверждения реестра возникает необходимость изменить какие-то платежи, то ответственные сотрудники финансового отдела в системе «1С: УПП» в заявках на расходование средств изменяют «Дату расхода» и исключают их из реестра. После этого реестру платежей присваивается статус «Утвержден», при этом все заявки на расходование средств, включенные в реестр, автоматически получают аналогичный статус.

Создать и провести платежные документы (расходные кассовые ордера и платежные поручения) в системе «1С: УПП» возможно только на основании утвержденных генеральным директором заявок на расходование средств, за исключением входящих в оперативный реестр платежей.

Информирование о произведенных оплатах (заявках на расходование средств) осуществляется средствами системы «1С: УПП» такими отчетами, как:

• Анализ реестра заявок на расходование средств;
• Распределение платежей по статьям ДДС, заказам и источникам финансирования;
• Распределение платежей по статьям ФП.

Отчеты формируются после внесения информации об оплате сотрудниками финансового отдела, в срок не позднее двух рабочих дней со дня осуществления платежа.

Все заявки на расходование средств, утвержденные бюджетом текущего месяца, но не оплаченные в данном периоде, подразделения-инициаторы включают в бюджет на следующий плановый месяц по согласованию с начальником финансового управления. Он в свою очередь в последний рабочий день текущего месяца во всех таких заявках меняет параметр «Дата расхода» на второй рабочий день следующего планового месяца.

Составление платежного календаря

В целях оперативного и текущего планирования движения денежных средств в системе «1С: УПП» формируется платежный календарь на основании таких электронных документов, как плановые поступления и заявки на расходование денежных средств.

• Платежный календарь: задачи по созданию инструмента управления денежными средствами

Корректировка (балансировка) платежного календаря проводится ежедневно по результатам его анализа с учетом изменений в планах поступлений и выплат. В ходе данного мероприятия необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах неотрицателен. В тех случаях, когда данная величина положительна, но на отдельных счетах или в кассе недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении денег с других счетов. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств компании:

• в случае дефицита денежных средств необходимо изменить дату расхода на более позднюю в тех заявках, у которых дата оплаты (критическая) еще не наступила;
• при наличии профицита, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в заявках с датой оплаты (планируемой) ранее установленного срока по согласованию с инициатором платежа меняют дату расхода на более раннюю;
• если величина профицита денежных средств превышает потребности предприятия, то принимается решение о вариантах использования высвободившихся сумм.

Благодаря реализованному решению, компании удалось реализовать двойной контроль бюджета денежных средств в режиме реального времени, наладить обратную связь между участниками процесса, снизить риск кассовых разрывов и организовать более рациональное использование денежных средств.

Лариса Казакова, «ПО “Полет”» - филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. Хруничева»

В финансовой сфере работает более 13 лет. Была финансовым директором таких компаний, какООО «МаркетСервис», ГК «Завод торгового оборудования», начальником финансового управления в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова», Группа компаний iLogistica. С декабря 2014 года работает в «ПО „Полет“» - филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М. В. Хруничева». Среди значительных реализованных проектов - постановка и внедрение управленческого учета с последующей автоматизацией в системеБЭСТ-4, «1С: 7» в ООО «МаркетСервис»; внедрение системы бюджетирования, восстановление управленческого учета и финансовой устойчивости в ГК «Завод торгового оборудования»; разработка и внедрение в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова» системы контроля за дебиторской задолженностью, формирования и контроля исполнения бюджета движения денежных средств. В настоящее время занимается реализацией проекта по переводу бухгалтерского и налогового учета из мемориально-ордерной системы в систему «1С: УПП» на базе платформы «1С: УПП 1.3» в «ПО „Полет“».

1. Введение

Планирование денежных средств - одна из главных задач управленческого учета в отличии от учета бухгалтерского.

Конечно, между УУ и БУ есть и другие существенные различие (разные требования к аналитике, к оценке и переоценке активов/обязательств, необходимость создания резервов и т.д.), но необходимость решать задачи планирования – это самая сложная из них.
Сложность планирования заключается не только в подготовке плана (его расчету, формированию по разным сценариям), но необходимо еще:

• Выполнять перепланирование;
• Актуализировать планы, переносить корректировки на следующие периоды;
• Проводить план - фактный анализ.

Следует признать, что на большинстве предприятий (использующих для автоматизации «1С») планирование в программе не ведется.
«Нам бы учет наладить..» - так рассуждают многие.

Учет нужно наладить, да, но не в ущерб планированию.
Конечно же, планированием все равно занимаются (но не в «1С», а XLS). И самую первую, основную задачу (которую и стараются решить) – это планирование денежных средств.

• (1) Стратегическое (бюджетирование);
• (2) Оперативное.

И если бюджетирование (конечно, при подходе к планированию «сверху-вниз»), можно осуществлять с помощью XLS, то выполнять оперативное планирование – нельзя.
Суть в том, что с таблицами бюджетов чаще всего работают минимум пользователей (1-2 человека). Для большинства предприятий количество статей бюджетирования и пр. аналитик – их не так много. Т.е все можно обработать «ручками» в XLS.

А вот что касается оперативного планирования д/c, то здесь ситуация иная. Т.е часто бывает большое количество счетов на оплату, много регулярных платежей, ожидаемых оплат по заказам клиентов и т.д.

И к тому же, все это может «завязано» на большое количество первичных документов, с которыми работают различные пользователи программы, документы корректируются, ситуация меняется и т.д.

Еще важным отличием оперативного планирования от бюджетирования является то, что оно чаще идет «с низу – вверх». Т.е от «Заявок на расход д/c», которые все время оформляют работники подразделений.

И эти заявки, соответственно, нужно вовремя обрабатывать, принимать / отклонять, «ставить в план» и оплачивать.

Итого: оперативное планирование д/с - это самая первая из задач планирования , которая должна быть автоматизирована в «1С» у любого предприятия.

И в результате планирования, финансовый департамент / казначейство должны «видеть» в системе:

• Когда, кому, c какого расчетного счета/кассы, на какую сумму нужно оплатить;
• Какой остаток д/c будет на «такую-то» дату c учетом текущих остатков, запланированных расходов и поступлений д/c. Нужно избегать т.н. «кассовых разрывов».

  Т.е возникает необходимость работать с платежным календарем.

• Какая задолженность с контрагентами будет на указанные даты, у учетом запланированных платежей, поступлений и текущего сальдо взаиморасчетов.

  Т.е возникает необходимость работать с календарем расчетов.

Цель данной статьи – рассказать о возможностях автоматизации оперативного планирования д/c. При этом, будет проведен сравнительный анализ 3-х разных тиражных конфигураций (две – типовые от «1С», одна - специализированная от компании wiseadvice ).

Каждую из конфигураций можно применять для решения задач оперативного планирования д/c, однако взвешенный выбор следует принимать исходя из рамок и масштабов вашего проекта.

2. Возможности УПП 1.3

На данный момент фирма «1С» еще не выпустила долгожданную, новую редакцию УПП (ред 2). И по этому, будем ориентироваться на то, что доступно - соответствующие подсистемы УПП 1.3:

Нужно отменить, что подсистема «ЗаявкиНаРасходДенежныхСредств» обновлялась в конфигурации относительно не давно (2011 г). И как следствие, в режиме управляемого интерфейса, в панели разделов появился пункт «Заявки на расходование д/с/».

Если попробовать в типовой конфигурации, в файловом режиме, открыть форму документа «Заявка на расход д/с» (она же, ЗРДС), то сразу возникает ошибка по переменной «глОбщиеЗначения» из общего модуля «РаботаСОбщимиПеременными».

Такого рода ошибки можно будет исправить, однако, как говорится: «осадочек остался». Т.е «шероховатостей» в подсистеме ЗРДС УПП – хватает.
Возможность через WEB-браузер оформить документ ЗРДС является полезной, но при этом на практике придется хорошенько задуматься над упрощением и эргономикой типовой формы документа. Особенно это будет важно для мобильных устройств.

А вот что касается платежного календаря, то в режиме тонкого клиента, удаленно через WEB-браузер и т.д. воспользоваться им не получится. Причина в том, что подсистема «Управление денежными средствами» давно не обновлялась и, в частности, отчет «Платежный календарь» построен не на системе компоновки данных. А следовательно, у этого отчета нет возможности использования в тонких клиентах, нет возможности создавать для него произвольные настройки.

При работе с ЗРДС важное место занимает регламент согласования и утверждения заявок. В зависимости от организационной структуры предприятия и других особенностей бизнеса, внутренний порядок согласования заявок (регламент согласования) может быть достаточно сложным (многоступенчатым, вариативным и т.д). Таким образом, для автоматизации это - не простая задача.

В УПП, подсистема согласования и утверждения реализована. В ней предусмотрены достаточно гибкие настройки.

• Согласование – это подтверждение необходимости оплатить заявку. Обычно, согласование должно проходить через начальников подразделений, руководителей и других ответственных лиц компании.
• Утверждение – это завершающее подтверждение (со стороны казначея) того, что заявка будет оплачена. При этом обязательно должна быть определена дата платежа, расчетный счет/касса с которой будет осуществлена оплата. Таким образом, платеж попадает в оперативный план (платежный календарь).

Нужно отменить, что ряд моментов типовой функциональности УПП не обеспечивают того, что требуется при реальном внедрении подсистемы.
Об этих «моментах» я напишу позже, а пока рассмотрим какую функциональность предоставляет типовая конфигурация.

1. Включить использование механизма согласования заявок можно отдельно, по каждой организации.

• Предусмотрена настройка последовательности прохождения заявки по маршрутам, иерархия маршрутов.

1. При этом нужно отметить, что иерархия в справочнике подразделения не учитывается в механизмах маршрутизации заявки.
2. Так же нужно отменить, что согласование и утверждение технически построено без применения механизма бизнес-процессов.

• В каждой точке можно указать одного/нескольких пользователей, для которых и будет доступно выполнение согласования заявки. Т.е заявку может согласовать любой из них (кто успеет сделать это первым).

• Для каждого подразделения можно назначить соответствующую точку маршрута согласования. Суть в этом такая: при оформлении заявки (ЗРДС) обязательно должно быть указано ЦФО (подразделение). И в зависимости от указанного подразделения, УПП «находит» соответствующую ему точку согласования и «отправляет» заявку на согласование в эту точку.

Так же в настройке маршрута согласования допустимо не указать подразделение. В этом случает, такая точка согласования будет «применятся» для всех ЦФО, для которых конкретно не указана соответствующая точка маршрута.

1. Само согласование выполняется с помощью специальной обработки «Согласование заявок»

1. Анализ запланированного наличия денежных средств, графика платежей и отслеживания кассовых разрывов выполняется в отчете «Платежный календарь».

Помимо планируемого расхода д/c (ЗРДС) можно учитывать и планируемое поступление д/c. Для этих целей предусмотрено оформление специального документа «Планируемое поступление д/c».

Нужно отметь, что документе «Планируемое поступление д/c» хотя и есть состояния (подготовлен, согласован и т.д), но возможность согласовать этот документ (так же как ЗРДС) отсутствует. Т.е изменение статусов документа возможно только в режиме «ручного управления».

И еще в УПП есть возможность учитывать планируемое поступление д/с от покупателей без оформления документов «Планируемое поступление д/с».

Т.е если для покупателя оформляются «Заказы клиентов», то в отдельном отчете «Платежный календарь с учетом заказов» это запланированное поступление д/c можно будет увидеть.

1. Помимо отчета «Платежный календарь» предусмотрен отчет «Анализ доступности денежных средств».

При этом предусмотрена возможность резервировать д/c (по заявкам на расход) или размещать заявки в счет запланированных поступлений.

Так же есть функционал закрытия ЗРДС и планируемых поступления д/c. Для этих целей, в режиме «обычного клиента» предусмотрены документы «Закрытие заявок на расходование/поступление д/c».

Однако, данная функциональность так же не поддерживается в режиме тонкого/web-клиента.
Здесь нужно понимать, что методика «жесткого резервирования» сильно завязана на хронологию ввода документов, и это затрудняет корректировки и перепланирование.

По этому, функциональность оставлена в УПП скорее как «наследие прошлого», а для анализа доступности д/c следует применять платежный календарь.

Итак, функциональные возможность УПП рассмотрели и теперь я перечислю те моменты типовой конфигурации, которые на практике, на проектах, приходится дорабатывать:

1. По документу «Заявка на расходование д/c»:
   1. В документе можно указать «Подразделение» (кстати, в конфигурации оно обозначено как ЦФО – центр финансовой ответственности). Но вполне возможна ситуация, когда заявка оформляется от одного подразделения (ЦФО), и при этом затраты нужно будет далее отнести/распределить на другое/другие подразделения (ЦФУ – центры финансового управления).

      Возможность указывать ЦФУ и т.д. – отсутствует.

      Возможность изменять маршрут, перенаправлять заявку на другие маршруты – отсутствует.

1. Отсутствует возможность запланировать перемещение д/c между расчетными счетами, cо счета в кассу и прочее.
1. Процесс согласования:
   1. Существует возможность согласовывать ЗРДС, но отсутствует возможность согласовывать планируемое поступление д/с.
   2. На практике возникает необходимость выполнять согласование за других сотрудников. При этом, в системе нужно фиксировать еще и информацию о том «кто и за кого выполнил согласование».

      Вариант с установкой в одной точке согласования нескольких возможных исполнителей часто не годится, так данный исполнитель может быть указан и на других этапах согласования. В результате, это все приведет к тому, что в списке заявок на согласования у сотрудника появятся одновременно и основные и косвенные задачи по согласованию. Конечно, это запутывает пользователя, это не удобно.

      Резюмируя - возможность согласовывать за другого исполнителя, возможность указать кто и за кого имеет право согласовывать – отсутствует.

   3. В процессе согласования заявок, когда заявка переходит на согласование следующему по маршруту, востребована функциональность автоматического информирования (по e-mail) следующего исполнителя, а так же автора заявки.
   4. Если автор заявки уже является ответственным за согласование/утверждение (на любом из этапом маршрута!), то вполне логично что бы программа автоматически «сокращала» маршрут, переадресую заявку на наиболее высокий, доступный уровень. Однако, в УПП это не предусмотрено.
   • Все перечисленные требования, хотя и отсутствуют в типовой конфигурации, тем не менее .

1. Отчеты, права доступа.
   1. Востребована возможность ограничения доступа к заявкам только по доступным авторам / исполнителям (согласователям); по доступным пользователю подразделениям.
   2. Отсутствует отчетность по контролю (по дням и интервалам) фактической и запланированной задолженности. Это актуально и для покупателей и для поставщиков.
   3. Отчетность и часть функционала не пригодны для работы в режиме тонкого/web-клиента.
2. Учет по регулярным соглашениям, договорам.
   1. Часто встречаются ситуации, когда необходимо регулярно осуществлять оплату поставщикам. Например, арендные платежи и т.д.

      В УПП не автоматизировано отражение в платежном календаре и т.п. этих предстоящих расходов. Т.е необходимо в режиме ручного управления отслеживать такие платежи и оформлять заявки на платеж, что неудобно и трудоемко.

   2. В договорах с покупателями, c поставщиками могут быть прописаны условия по проценту предоплаты, по срокам оплаты и т.д.

      В УПП не автоматизирован учет всей этой информации и (как следствие) автоматическое отражение ее в платежном календаре.

3. Возможности УТ 11.1

C выходом новой конфигурации «Управление торговлей ред.11» появилось много новых, полезных возможностей по задачам оперативного планирования и контроля финансов.
Пожалуй, наиболее существенно в этой части в УТ11 (по сравнению с УПП 1.3) – это механизм учета графика платежей. Этот механизм как раз «закрывает» то, чего сильно не хватало – автоматизация планирования/учета по регулярным соглашениям, договорам.

Таким образом, в УТ11 можно вообще не оформлять (если нет необходимости, конечно) документы планирования расхода и поступления д/c, и при этом, платежный календарь будет нормально формироваться.

Можно отменить, что «типовые настройки» отчета «Платежный календарь» не очень-то соответствуют ожиданиям (как таковой календарь не отображается ), но в пользовательском режиме можно добавить группировку по «дате платежа» и отчет сформируется в привычном виде.

Функциональность отчета сильно расширилась (по сравнению с УПП 1.3) за счет использования системы компоновки данных. Теперь, отчет можно формировать в тонком/web-клиенте, сохранять в базе и назначать разным пользователям нужные им настройки.

Кроме планирования расхода и поступления д/с в УТ11 появилась функциональность планирования перемещения д/c. Для этих целей можно оформлять документы «Распоряжение на перемещение д/c».

По сравнению с УПП 1.3 для документа «Заявка на расходование д/c» увеличилось количество учитываемых видов хозяйственных операций:

Появилась возможность утверждать как документы «Заявка на расходование д/c», так и другие распоряжения:

Для анализа задолженности по интервалам/срокам предусмотрен отчет «Дебиторская задолженность». При необходимости, можно сформировать и календарь задолженности. Для этого в пользовательском режиме следует добавить группировку по датам оплаты.

К сожалению, в УТ11 (как и ранее) не предусмотрена возможность анализа календаря задолженности по поставщикам. Однако, доработать УТ11 по данной задаче .

Резюмируя: новые методологические решения «1С» вместе с возможностями платформы 8.2 предоставляют хорошую базу для автоматизации задач оперативного планирования и контроля д/c.

Но вместе с тем надо понимать, что конфигурация УТ11 не является полноценным, готовым решением для автоматизации казначейства и планирования д/c.

• Во-первых, в УТ11 в очень упрощенном виде реализован механизм согласования/утверждения заявок на расход и др. документов планирования д/c. Т.е нет механизмов маршрутизации, процесс утверждения заявок сведен к простой установки статусов.
• Во-вторых, в УТ11 нет подсистемы бюджетирования и (как следствие) нет функционала контроля заявки по запланированным бюджетам.

4. Возможности WA: Финансист

Исторически конфигурация «WA:Финансист» была разработана на базе продукта «Управление казначейством».

И при этом, в новое решение «Финансист» от компании WiseAdvice входят еще:

• Подсистема бюджетного планирования;
• Подсистема управления договорами;
• Подсистема формирования и учета фактических платежей;
• Гибкий, настраиваемый механизм формирования/заполнения документов на основе шаблонов;
• Гибкая, настраиваемая подсистема интеграции с клиент-банком.

Рассмотрим основные функциональные возможности «WA:Финансист» в части казначейства - от учета условий по договорам до формирования платежного календаря.

1. В процессе утверждения заявки можно не только согласовать/отклонить документ (как это сделано в УПП), но доступны и другие функции: например, отправить документ на доработку, либо запросить доп. информацию.

   Весь этот процесс автоматизирован, соответственно предусмотрена отчетность о состоянии отработки согласования документа.

5. Итоги

Выводы:

1. Для автоматизации работы финансовых департаментов, казначейств, организаций со сложной орг. структурой наиболее подходящим решением является «WA:Финансист » .

   Данное решение развивалось и эволюционировало длительное время, соответственно аккумулировало специфику и требования разных фин. департаментов и казначейств. Общие трудозатраты на разработку решения составили более 5000 чел/часов.

   Преимуществом решения «WA:Финансист» является развитая функциональность и большое количество механизмов настроек программы. Таким образом, внедрение этого решения возможно в короткие сроки (т.н. «коробочное внедрение»), без доп. разработок, программирования и т.д.

   Так как в решении заложены механизмы двухстороннего обмена со всеми основными типовыми конфигурациями, то интеграция в имеющуюся структуру (обмен данными с базами УТ, УПП, Комплексная, Бух) будет не сложной.

2. Для автоматизации фин.департамента / казначейства в рамках проекта комплексной автоматизации лучше всего подойдем решение на базе УПП .

   При этом нужно понимать, функциональность УПП потребует доработок.

   Специфика, требования фин. департаментов, казначейств заложены в УПП не так глубоко, как это сделано в отдельных, специализированных решениях.

   Таким образом, внедрение УПП по этим задачам следует выполнять только в рамках проекта автоматизации.

3. Для крупных организаций, для автоматизации департамента казначейства УТ11 не подходит.

   В данном решении, во-первых, отсутствуют механизмы согласования/утверждения документов планирования.

   Во-вторых, отсутствует подсистема бюджетирования и контроль выполнения бюджетов при оперативном планировании.

   Однако, УТ11 отлично подойдет для автоматизации (в т.ч. оперативного планирования д/c) небольших фин. отделов компаний .